Auftragsverarbeitungsvereinbarung

zwischen astrix GmbH und der Kundin

Diese Auftragsverarbeitungsvereinbarung («AVV») wird abgeschlossen zwischen astrix GmbH, Grüntalstrasse 28, 9320 Arbon, Schweiz («Auftragsbearbeiterin») und der jeweiligen Kundin, die das Produkt «Klinova» nutzt («Verantwortliche»). Sie ergänzt die zwischen den Parteien geltenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und regelt die Bearbeitung von Personendaten, für welche die Kundin als datenschutzrechtlich Verantwortliche auftritt, namentlich die Konsultationsinhalte gemäss Ziff. 2. Für die eigenen Zwecke der Auftragsbearbeiterin (insbesondere Konto-, Vertrags- und Rechnungsdaten) gilt diese AVV nicht; dort ist die Auftragsbearbeiterin selbst Verantwortliche gemäss der separaten Datenschutzerklärung.

Diese AVV gilt gleichermassen für Kundinnen mit Sitz in der Schweiz, der Europäischen Union und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR, insbesondere Liechtenstein). Bei Widersprüchen zwischen dieser AVV und den AGB geht in Fragen des Datenschutzes diese AVV vor. Der Vorrang bezieht sich auf die datenschutzrechtlichen Pflichten; für die Haftung gilt Ziff. 13. Diese AVV wird durch Annahme der AGB beziehungsweise durch Nutzung des Produkts Bestandteil des Nutzungsvertrags; eine gesonderte Unterzeichnung ist nicht erforderlich.

1. Rollen

Die Kundin ist Verantwortliche für Personendaten aus ihrer tierärztlichen Praxis, die im Rahmen der Nutzung von Klinova bearbeitet werden. Die Auftragsbearbeiterin handelt insoweit als Auftragsbearbeiterin im Sinne von Art. 28 DSGVO bzw. Art. 9 DSG. Das Entwicklerteam von Klinova (einfache Gesellschaft) handelt im Innenverhältnis als technische Subprozessorin der Auftragsbearbeiterin, soweit es Zugriff auf Personendaten hat. Die Auftragsbearbeiterin bestimmt Zweck und wesentliche Mittel dieser Auftragsverarbeitung nicht selbst; soweit sie Daten für eigene Zwecke bearbeitet, gilt ausschliesslich die Datenschutzerklärung.

2. Gegenstand, Dauer und Kategorien von Personendaten

Gegenstand der Bearbeitung ist die Erbringung der in den AGB beschriebenen Leistungen von Klinova. Die Bearbeitung erfolgt für die Dauer des Nutzungsverhältnisses; Ziff. 7 bleibt vorbehalten. Bearbeitet werden können insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

• Audioaufnahmen der Konsultation, welche die Stimme und die Gesprächsbeiträge der anwesenden Personen erfassen (nur transient, Löschung unmittelbar nach der Transkription);
• Transkripte, einschliesslich allfälliger nicht berichtsrelevanter Gesprächsinhalte;
• der Verlauf des Live-Übersetzers (Original- und Übersetzungssegmente);
• daraus erstellte Dokumente: Berichte, Kurzversionen, Ergänzungen, Heimgehanweisungen samt Übersetzungen, Epikrisen (Krankengeschichten) und DDx-Vorschläge;
• der aus hochgeladenen Praxissoftware-Exporten extrahierte Quelltext, der Namen und Kontaktangaben von Tierhalterinnen und Tierhaltern enthalten kann (die PDF-Datei selbst wird nur transient gehalten);
• von der Kundin eingegebene Freitexte sowie Tierdaten, soweit sie im Einzelfall Rückschlüsse auf identifizierbare Personen zulassen;
• die E-Mail-Adresse der Tierhalterin bzw. des Tierhalters beim serverseitigen Versand einer Heimgehanweisung (in der Applikation nicht gespeichert).

Die vorstehenden Inhalte können im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO oder besonders schützenswerte Personendaten im Sinne des DSG enthalten, etwa wenn Gesprächsinhalte Angaben zur Gesundheit, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit einer natürlichen Person wiedergeben.

3. Betroffene Personen

Betroffen sein können insbesondere Mitarbeitende der Kundin, Tierhalterinnen und Tierhalter, während einer Konsultation anwesende Begleit- und Drittpersonen, deren Stimme aufgenommen wird, Personen, deren Daten in hochgeladenen Praxissoftware-Exporten enthalten sind (z. B. überweisende Tierärztinnen), sowie sonstige natürliche Personen, deren Daten in Konsultationsinhalten enthalten sind.

4. Zwecke

Die Datenbearbeitung erfolgt für Bereitstellung, Betrieb, Wartung, Support, Sicherheit und Verbesserung des Produkts im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen. Eine Verwendung der bearbeiteten Inhalte für die Weiterentwicklung oder das Training von KI-Modellen durch das Entwicklerteam von Klinova (einfache Gesellschaft), das als Subprozessorin der Auftragsbearbeiterin tätig ist, ist als zulässiger Zweck im Sinne dieser Ziffer eingeschlossen, sofern allfällige darin enthaltene Personendaten vor einer solchen Verwendung anonymisiert oder entfernt werden.

Die eingesetzten KI-API-Anbieter (Subprozessoren gemäss Ziff. 5) sichern in ihren kommerziellen Vertragsbedingungen zu, dass über die API übermittelte Inhalte nicht zum Training ihrer eigenen Modelle verwendet werden. Diese Zusicherung ist vertraglicher Natur; eine technische Verifikation durch die Auftragsbearbeiterin ist nicht möglich.

5. Subprozessoren

Die Kundin erteilt die allgemeine Genehmigung zum Einsatz von Subprozessoren nach Massgabe dieser Ziffer. Die Auftragsbearbeiterin führt eine aktuelle Liste der eingesetzten Subprozessoren mit Firma, Leistung, Datenstandort und Transfermechanismus und stellt sie der Kundin auf Anfrage in Textform zur Verfügung. Die Liste umfasst auch Subprozessoren, mit denen der Browser der Kundin im Rahmen der Produktnutzung technisch bedingt direkt verbindet (z. B. für Live-Übersetzung oder Datei-Uploads), soweit diese Verbindung von der Auftragsbearbeiterin veranlasst wird.

Die Auftragsbearbeiterin erlegt jedem Subprozessor vertraglich Datenschutzpflichten auf, die den Pflichten aus dieser AVV im Wesentlichen entsprechen, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Massnahmen. Kommt ein Subprozessor seinen Datenschutzpflichten nicht nach, haftet die Auftragsbearbeiterin der Kundin gegenüber wie für eigenes Handeln; für die Höhe dieser Haftung gilt Ziff. 13.

Die Auftragsbearbeiterin informiert die Kundin über neue Subprozessoren durch Mitteilung an die im Kundenkonto hinterlegte E-Mail-Adresse sowie durch einen entsprechenden Hinweis im Produkt, mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen, soweit dies nicht aus technischen, sicherheitsrelevanten oder betrieblichen Dringlichkeitsgründen nicht möglich ist; in diesem Fall erfolgt die Information unverzüglich im Nachgang. Ist die Kundin mit einem neuen Subprozessor nicht einverstanden, kann sie das Nutzungsverhältnis innert 7 Tagen seit Mitteilung ausserordentlich kündigen; eine weitergehende Verhandlungspflicht der Auftragsbearbeiterin besteht nicht.

6. Auslandbearbeitung

Eine Speicherung oder Bearbeitung von Personendaten ausserhalb der Schweiz oder des EWR erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen von Art. 16 ff. DSG beziehungsweise Kapitel V DSGVO erfüllt sind. Die Auftragsbearbeiterin dokumentiert vor der Übermittlung den einschlägigen Transfermechanismus und trifft, soweit erforderlich, ergänzende technische und organisatorische Schutzmassnahmen. Als Transfermechanismen kommen insbesondere ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss, eine für den konkreten Dienst gültige Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln mit den erforderlichen Ergänzungen für Schweizer Datenexporte in Betracht.

Werden Subprozessoren mit Sitz in den USA eingesetzt, können diese grundsätzlich dem US CLOUD Act unterliegen, was einen theoretischen behördlichen Zugriff auf bearbeitete Daten unabhängig vom physischen Serverstandort nicht vollständig ausschliesst; die Auftragsbearbeiterin trifft angemessene technische Massnahmen (namentlich Verschlüsselung), um dieses Risiko zu minimieren.

7. Speicherdauer, Löschung und Rückgabe

Die Auftragsbearbeiterin bewahrt die im Auftrag der Kundin bearbeiteten Personendaten wie folgt auf:

Während der Vertragsdauer und der Nachlauffrist von 30 Tagen nach § 12 Ziff. 4 AGB kann die Kundin diese Daten einsehen und exportieren. Danach wird der Zugang gesperrt; die Daten bleiben gespeichert und werden nicht weiter bearbeitet. Solange die Daten aufbewahrt werden, stellt die Auftragsbearbeiterin der Kundin auf Anfrage und nach Prüfung der Berechtigung gegen die Gebühr nach § 12 Ziff. 4 AGB einen Export bereit; sie sendet ihn nur an eine E-Mail-Adresse, deren Zugehörigkeit zur Kundin sie geprüft hat. Schliesst die Kundin erneut ein Abonnement ab, bevor der Zugang nach § 12 Ziff. 6 AGB aufgelöst ist, werden die noch vorhandenen Daten wieder zugänglich.

Nach Ablauf der Zehnjahresfrist werden die Daten je Dokument aus der laufenden Datenbank gelöscht. Die Kundin ist als Verantwortliche für eine allfällige berufs- oder steuerrechtliche Aufbewahrung der von ihr benötigten Dokumentation selbst verantwortlich. Rückgaben erfolgen über die vorhandenen Exportfunktionen; ein Anspruch auf ein bestimmtes Dateiformat oder auf die Wiederherstellung von Rohdaten besteht nicht.

8. Technische und organisatorische Massnahmen

Die Auftragsbearbeiterin trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen im Sinne von Art. 32 DSGVO bzw. Art. 8 DSG, namentlich Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, asymmetrisch verschlüsselte Datensicherungen, deren Entschlüsselungsschlüssel ausschliesslich bei der Auftragsbearbeiterin liegt, Zwei-Faktor-Authentisierung auf den Verwaltungskonten, Protokollierung sowie Prozesse für Sicherheitsvorfälle.

Die Auftragsbearbeiterin darf diese Massnahmen fortentwickeln, sofern das Schutzniveau insgesamt nicht unterschritten wird.

9. Weisungen

Die Auftragsbearbeiterin bearbeitet Personendaten ausschliesslich auf dokumentierte Weisung der Kundin, einschliesslich in Bezug auf Übermittlungen in Drittstaaten, es sei denn, sie ist nach anwendbarem Recht zu einer Bearbeitung verpflichtet; in diesem Fall informiert sie die Kundin vor der Bearbeitung, soweit rechtlich zulässig. Die Nutzung der Produktfunktionen durch die Kundin gilt als Weisung im Sinne dieser Ziffer. Ist die Auftragsbearbeiterin der Auffassung, dass eine Weisung gegen anwendbares Datenschutzrecht verstösst, informiert sie die Kundin unverzüglich und kann die Ausführung der Weisung bis zu deren Bestätigung aussetzen.

Die Kundin gewährleistet, dass sie für die Übermittlung und die Weisungen eine tragfähige Rechtsgrundlage besitzt, die betroffenen Personen rechtzeitig und transparent informiert und, soweit erforderlich, wirksame Einwilligungen einholt. Sie übermittelt keine Inhalte, deren Bearbeitung rechtswidrig wäre, und erteilt keine Weisung, die gegen anwendbares Datenschutzrecht verstösst. Die Auftragsbearbeiterin ist nicht verpflichtet, die Rechtmässigkeit der von der Kundin übermittelten Inhalte oder deren Informations- und Einwilligungsprozesse materiell zu prüfen.

10. Vertraulichkeit

Die Auftragsbearbeiterin stellt sicher, dass sich alle zur Bearbeitung von Personendaten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Für Kundinnen in Deutschland stellt die Auftragsbearbeiterin sicher, dass die dort mitwirkenden Personen entsprechend § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, und weist dies der Kundin auf Anfrage nach.

11. Unterstützungspflichten und Meldung von Verletzungen

Die Auftragsbearbeiterin unterstützt die Kundin unter Berücksichtigung der Art der Bearbeitung mit angemessenen technischen und organisatorischen Mitteln bei der Erfüllung ihrer Pflichten zur Beantwortung von Begehren betroffener Personen (Art. 12–23 DSGVO bzw. Art. 25 ff. DSG) sowie bei der Einhaltung der Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO (Datensicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung). Erhält die Auftragsbearbeiterin ein Begehren einer betroffenen Person, das Daten der Kundin betrifft, leitet sie es unverzüglich an die Kundin weiter und beantwortet es nicht selbst, soweit ihr nicht eine eigene gesetzliche Pflicht obliegt. Die Unterstützung erfolgt im Rahmen der verfügbaren technischen Möglichkeiten und gegen Vergütung des zusätzlichen Aufwands, soweit die Unterstützung nicht aufgrund eines von der Auftragsbearbeiterin zu vertretenden Verstosses erforderlich wird.

Verletzungen der Datensicherheit, welche die im Auftrag bearbeiteten Personendaten betreffen, meldet die Auftragsbearbeiterin der Kundin unverzüglich nach Kenntnisnahme, mit den Informationen gemäss Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit verfügbar; nicht verfügbare Informationen werden ohne unangemessene Verzögerung nachgereicht.

12. Nachweis und Audit

Die Auftragsbearbeiterin stellt der Kundin alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieser AVV erforderlich sind, vorrangig durch aussagekräftige Dokumentation, namentlich die aktuelle Subprozessorenliste, eine Beschreibung der Massnahmen gemäss Ziff. 8 sowie vorhandene Nachweise der Subprozessoren (z. B. Zertifizierungen und Prüfberichte). Genügt dies im Einzelfall nachweislich nicht, ermöglicht die Auftragsbearbeiterin nach Vorankündigung von mindestens 30 Tagen eine Überprüfung während der üblichen Geschäftszeiten, höchstens einmal pro Kalenderjahr, durch die Kundin oder einen unabhängigen, zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer; der Prüfer darf nicht mit der Auftragsbearbeiterin im Wettbewerb stehen. Die Überprüfung darf den Betrieb nicht unangemessen beeinträchtigen und keinen Zugriff auf Daten anderer Kundinnen ermöglichen. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten.

13. Haftung

Für die Haftung der Auftragsbearbeiterin aus dieser AVV – einschliesslich der Haftung für Subprozessoren nach Ziff. 5 – gilt die Haftungsregelung von § 11 der AGB, namentlich die dortige Haftungsbegrenzung. Der Vorrang dieser AVV in Fragen des Datenschutzes begründet keine weitergehende Haftung.

Vorbehalten bleiben zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Ansprüche betroffener Personen gegen die Auftragsbearbeiterin nach Art. 82 DSGVO sowie die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit; diese werden durch diese Vereinbarung nicht beschränkt.

Version 1.0 gültig ab 15.10.2026